Warum laufende Betreuung günstiger ist als Feuerwehreinsätze
Ein Ausfall des Servers oder des E-Mail-Systems kostet ein Unternehmen mit zehn Mitarbeitern schnell mehrere tausend Euro pro Tag, dazu kommen Datenverlust, verärgerte Kunden und der Stress, in der Not irgendeinen Techniker zu finden. Die meisten dieser Ausfälle kündigen sich an: volle Festplatten, fehlgeschlagene Backups, veraltete Software, ablaufende Zertifikate. Wer regelmäßig hinschaut, sieht sie rechtzeitig.
Eine laufende Betreuung ersetzt teure Notfälle durch planbare Wartung: feste Termine, Monitoring, Updates, ein Helpdesk und ein Ansprechpartner, der Ihre Umgebung kennt, egal ob Sie das monatlich pauschal oder nach Aufwand bezahlen. Das ist der eigentliche Wert: Niemand muss sich im Ernstfall erst einarbeiten.
Was eine gute IT-Betreuung enthalten muss
Die Angebote am Markt unterscheiden sich stark. Diese Punkte gehören in jeden ernsthaften Wartungsvertrag:
- Helpdesk mit definierter Reaktionszeit (an Werktagen typischerweise vier Stunden, bei Ausfällen schneller)
- Monatliche Wartung: Betriebssystem- und Anwendungsupdates, Prüfung von Speicherplatz, Virenschutz und Zertifikaten
- Monitoring von Servern, Diensten und Backups mit Alarmierung an den Dienstleister, nicht nur an Sie
- Backup-Kontrolle inklusive regelmäßiger Wiederherstellungstests, nicht nur „läuft"
- Benutzerverwaltung: neue Mitarbeiter einrichten, ausscheidende sauber sperren, Rechte prüfen
- Dokumentation: Geräte, Zugänge, Lizenzen, Verträge, Netzplan, jederzeit für Sie einsehbar
- Ein monatlicher Kurzbericht, was gemacht wurde und was ansteht
Preismodelle und realistische Kosten
Pro Arbeitsplatz: Das häufigste Modell für kleine Unternehmen. Üblich sind 30 bis 60 € netto pro Arbeitsplatz und Monat, Server werden oft separat mit 80 bis 150 € pro Monat berechnet. Enthalten sind Helpdesk, Wartung und Monitoring, Projekte kommen dazu. Der Vorteil: Die Kosten wachsen mit dem Unternehmen mit und sind vorhersehbar.
Pro Stunde: Für Unternehmen mit wenig Bedarf oder eigener IT-Ansprechperson. Stundensätze für Systemadministration liegen im deutschsprachigen Raum bei 80 bis 120 € netto, Anwender-Support etwas darunter. Der Nachteil: Ohne Vertrag gibt es keine garantierte Reaktionszeit und keine proaktive Wartung.
Pauschale pro Monat: Ein fester Betrag für eine definierte Umgebung, meist ab etwa 150 bis 250 € pro Monat für fünf Arbeitsplätze und einen Server, inklusive eines Stundenkontingents. Der Nachteil: Sie zahlen auch in ruhigen Monaten. Ich selbst arbeite bewusst ohne Monatsgebühr, nach Aufwand oder mit Stundenpaketen, die zwölf Monate gültig sind, und mit festen Wartungsterminen, damit Planbarkeit trotzdem gegeben ist.
Worauf Sie im Vertrag achten sollten
- Reaktionszeit und Erreichbarkeit schriftlich festhalten, inklusive Regelung für Notfälle außerhalb der Geschäftszeiten
- Zugänge gehören Ihnen: Alle Passwörter, Lizenzen und Domains laufen auf das Unternehmen, nicht auf den Dienstleister
- Dokumentation ist Teil der Leistung und wird bei Vertragsende vollständig übergeben
- Kündigungsfrist von höchstens drei Monaten, keine automatische Verlängerung um Jahre
- Klare Abgrenzung, was in der Pauschale enthalten ist und was als Projekt separat angeboten wird
- Herstellerneutralität: Ein Betreuer, der an Hardware oder Lizenzen verdient, empfiehlt selten das Günstigste
Fazit
Für ein Unternehmen mit fünf bis zwanzig Arbeitsplätzen liegt eine gute IT-Betreuung bei 200 bis 900 € netto pro Monat beziehungsweise bei rund 10 bis 30 Stunden pro Quartal, wenn nach Aufwand abgerechnet wird. Das ist weniger als ein einziger ungeplanter Ausfalltag kostet. Entscheidend ist nicht der niedrigste Preis, sondern ob Wartung, Monitoring, Backup-Tests und Dokumentation wirklich enthalten sind.
Häufige Fragen dazu
Ab wie vielen Arbeitsplätzen lohnt sich ein Wartungsvertrag?
Ab etwa drei bis fünf Arbeitsplätzen oder sobald ein Server, ein NAS oder Microsoft 365 im Einsatz ist. Darunter reicht meist eine jährliche Wartung plus Support nach Aufwand.
Sind Projekte wie ein Serverwechsel in der Pauschale enthalten?
In der Regel nicht. Die Pauschale deckt den laufenden Betrieb ab, Projekte werden separat mit Festpreis angeboten. Ein seriöser Vertrag grenzt das klar ab.
Was passiert bei einem Wechsel des Dienstleisters?
Wenn Dokumentation und Zugänge Ihnen gehören, ist der Wechsel unproblematisch. Genau deshalb sollten Sie beides vertraglich sichern, bevor Sie unterschreiben.
Hilfe bei der Umsetzung? Ich setze das für Sie um, remote oder vor Ort in Wien, mit Festpreis oder nach Aufwand. Anfrage senden →